REF.LAB.: 2023/17

FECHA:     20-12-2023

ASUNTO: DIETAS Y CANTIDADES EXENTAS DE I.R.P.F. Y CAMPAÑAS DE CONTROL

Estimado cliente:

Por Orden HFP/792/2023 de 12 de julio (B.O.E. de 17-07-2023) se ha actualizado el importe de los gastos de locomoción regulados en el Reglamento del I.R.P.F. (Real Decreto 439/2007), estableciéndose como nuevo importe desde el 17-07-2023 el de 0,26 €/Km (antes eran 0,19 €/Km). Por ello, le insertamos a continuación un cuadro con las cuantías vigentes exentas de tributación y de retención de I.R.P.F.

	PERNOCTANDO		SIN PERNOCTAR
GASTOS	ESPAÑA	EXTRANJERO	ESPAÑA	EXTRANJERO
MANUTENCION	53,34 €	91,35 €	26,67 €	48,08 €
LOCOMOCION	0,26 €/ KM. (más los gastos justificados de peajes y aparcamientos)
ESTANCIA	LOS GASTOS QUE SE JUSTIFIQUEN (*)

(*) En caso de conductores de mercancías por carretera sin justificación: 15 € en España y 25 € en extranjero

Definiciones:

1. Gastos de Manutención: Los generados en restaurantes y establecimientos de hostelería por alimentación.
2. Gastos de Locomoción: Los generados con motivo del desplazamiento.
3. Gastos de Estancia: Los generados en hoteles y establecimientos de hostelería por el alojamiento.

Notas:

1. Los Gastos de Locomoción requieren desplazamiento del trabajador fuera del centro de trabajo, para realizar su trabajo, y utilizando su propio vehículo. Si se utiliza el transporte público, el importe exento será el del gasto que se justifique.
2. Los Gastos de Manutención y Estancia requieren el desplazamiento del trabajador, por motivo del trabajo, a municipio distinto del centro de trabajo y de su residencia. Además, la empresa deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
3. El importe del cheque-restaurante que no constituye renta es de 11 €/día.

Es de suma importancia que se cumplan los requisitos regulados en la normativa del I.R.P.F. para que estas cantidades abonadas a los trabajadores por dietas y gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención se consideran exentas de tributación y cotización, pues son periódicas y habituales las actuaciones tanto de la Agencia Tributaria e Inspección de Hacienda como de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, para comprobar si se cumplen los citados requisitos, ya que de no ser así, (i) el trabajador tendrá que tributar por ellas, (ii) a la empresa puede exigirse el ingreso de las retenciones que no le hubieran sido practicadas, con su correspondiente recargo y sanción y (iii) las referidas cantidades tendrán que cotizar a la Seguridad Social con el correspondiente recargo y sanción.

En concreto y por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social el control es muy sencillo, puesto que disponen, por un lado de las retribuciones totales (dietas incluidas) abonadas cada año a cada trabajador (a través del Modelo 190 de Declaración Anual de Retribuciones y Retenciones del I.R.P.F.), y por otro lado de la base total de cotización por trabajador, de forma que la simple comparativa de ambos importes da lugar a saber si hay cantidades que se han declarado exentas de cotizar.

Les informamos a continuación de la documentación que viene siendo exigida por las referidas administraciones públicas en este tipo de comprobaciones:

1. Certificado de retribuciones y retenciones del ejercicio comprobado.
2. Nóminas o recibos de salarios acreditativos de las cantidades pagadas.
3. Relación mensual detallada y separada de los conceptos pagados por gastos de: (i) locomoción, (ii) manutención y (iii) estancia.
4. Documentación justificativa de la realidad y cuantía de estos gastos, por día (facturas o tickets de restaurantes, cafeterías, peajes, hoteles, aparcamientos, etc.).
5. Documentación justificativa del lugar del desplazamiento y de su razón o motivo (partes de trabajo, presupuestos, encargos, pedidos, contratos con clientes, facturas de clientes, mails con los desplazamientos a realizar o realizados, etc.).

Es importante que se generen y se conserven estos documentos durante el plazo de prescripción de 4 años, por si en algún momento son requeridos.

Atentamente.

Fdo: D. Fernando Velasco Muñoz.